L'innovativo programma di gestione appuntamenti ICEF offre ai partecipanti la possibiiltà di controllare direttamente e totalmente i diversi tipi di partner - suddivisi per attività o per paese di provenienza - che desiderano incontrare durante il workshop. I rappresentanti degli istituti di formazione possono fissare un appuntamento con rappresentanti di altri istituti e con rappresentanti delle agenzie e delle società di servizi. I rappresentanti delle agenzie possono fissare appuntamenti con rappresentanti degli enti di formazione e delle società di servizi. I rappresentanti delle società di servizi possono fissare appuntamenti con rappresentanti degli istituti di formazione e delle agenzie e con altre società di servizi.

1. Prima del workshop vengono fornite informazioni dettagliate su tutte le agenzie, gli enti di formazione e gli espositori partecipanti, tramite il sistema di gestione appuntamenti online eSchedule PRO, leader nel settore. L'accesso è garantito 24 ore su 24 da ogni parte del mondo. Organizzazioni che inviano due rappresentanti possono raddoppiare la loro efficacia, fissando appuntamenti paralleli.
2. Durante il workshop è possibile fissare ulteriori appuntamenti e apportare modifiche al calendario appuntamenti, sia tramite contatto diretto sia tramite un apposito sistema di messaggi.