Le système efficace d'organisation des rendez-vous d'ICEF permet aux participants d'avoir un contrôle direct et total - en sélectionnant le type d'activités et les pays d'origines qui les intéressent - sur le type de partenaires qu'ils désirent rencontrer au cours du workshop. Les prestataires d'éducation peuvent convenir de rendez-vous avec des agents, avec d'autres prestataires d'éducation ou avec des prestataires de services. Les agents peuvent convenir de rendez-vous avec prestataires d'éducation et de services. Les prestataires de services peuvent convenir de rendez-vous avec prestataires d'éducation, agents, et autres prestataires de services.

1. Avant le workshop, toutes les informations concernant les agents invités, les prestataires d'éducation et les exposants sont fournies par eSchedule PRO, la plateforme online numéro un en gestion de rendez-vous. Cette dernière est consultable 24/24h et accessible du monde entier. Les organismes disposant de deux représentants peuvent doubler leur efficacité en prenant des rendez-vous simultanément.
2. Des rendez-vous supplémentaires et des ajustements d'emploi du temps peuvent être effectués durant le workshop après une prise de contact directe avec les personnes concernées, ou en ayant recours au système de messagerie.