A ICEF possui um sistema de agendamento eficiente que permite aos participantes agendar reuniões diretamente com os parceiros  - por atividade principal e país de origem – que eles desejam encontrar durante o workshop.  Educadores podem agendar reuniões com agentes, outros educadores e prestadores de serviços. Agentes podem agendar reuniões com educadores e prestadores de serviços. Prestadores de serviços podem agendar  reuniões com agentes, educadores e outros prestadores de serviços.

1. Antes do workshop informações a respeito dos agentes convidados, educadores e expositores são fornecidas através do  sistema de agendamento de reuniões  online eSchedule PRO, líder no mercado. O acesso pode ser  feito 24 horas por dia de qualquer local do mundo. Organizações com dois representantes podem duplicar sua eficiência ao agendar reuniões simultâneas.
2. Durante o workshop reuniões adicionais ou ajustes de agendas podem ser feitos através de contato pessoal ou via serviço de entrega de mensagens.